Apakah sudah waktunya untuk memilih cetakan MIS baru? 5 rekomendasi ahli

[ad_1]

Saya telah bekerja dengan sistem ERP selama bertahun-tahun. Selama waktu itu, saya telah bekerja dengan perusahaan di setiap industri yang memungkinkan. Meskipun saya telah terlibat dalam pembuatan seni grafis dengan pembuat amplop lebih dari 15 tahun yang lalu, saya tidak tahu banyak tentang pencetakan sampai saat ini.

Sejak 2017, saya memiliki pendidikan yang cukup luas di semua (atau setidaknya banyak) hal yang berkaitan dengan manufaktur cetak. Itu karena kami mulai menjual sistem pencetakan MIS yang disebut PrintVis for Business Central dan terus terang kami kewalahan dengan tanggapannya.

Sepanjang karir saya, saya telah melihat banyak hal dilakukan dengan baik dan tidak begitu baik dengan aplikasi ERP. Biasanya, ERP (lebih dikenal sebagai Print MIS di industri) adalah kombinasi dari perangkat lunak produksi, estimasi, dan akuntansi. Produk yang bagus juga memiliki persediaan, manajemen inventaris, integrasi Web2Print dan JDF, dan produksi. Berikut adalah 5 rekomendasi yang dapat saya buat untuk mendapatkan hasil maksimal dari sistem Print MIS Anda – putuskan yang mana:

1 – Estimasi Berbasis Model

Sistem pencetakan MIS yang baik perlu memungkinkan Anda untuk mengeksekusi kutipan lebih cepat dan lebih akurat.

Saya telah membaca studi akademis yang menunjukkan bahwa semakin cepat penawaran sampai ke pelanggan, semakin besar kemungkinan mereka melakukan penjualan. Lebih banyak perusahaan membeli penawaran pertama yang mereka terima daripada gabungan semua perusahaan lain. Ini sangat penting bagi produsen percetakan, terutama printer komersial.

Ketika Anda tidak memiliki perangkat lunak yang tepat, hal itu mengakibatkan terburu-buru untuk mendapatkan penawaran. Akibatnya, beberapa kutipan akan salah dengan persentase kecil. Ini dapat memiliki efek yang menghancurkan ketika kesalahan berada di arah yang salah dalam jumlah besar.

Faktanya, kesalahan ini membawa banyak risiko dalam lingkungan margin rendah saat ini, dan tekanan dari manajemen adalah meluangkan waktu untuk memastikan bahwa kutipan itu benar. Demikian juga, risiko kehilangan pesanan sangat tinggi, dan tekanan mendesak harga. Anda dapat melihat masalahnya!

Bahkan perusahaan-perusahaan yang telah berinvestasi di Print MIS mengalami hal ini. Bahkan, kita sering melihat pengiriman penawaran yang sangat lambat.

Ini sering kali karena sistem MIS yang lebih lama tidak dirancang untuk pembuatan cetakan modern. Pencetakan digital, pemrosesan, pemenuhan… semua persyaratan ini ada saat ini dan tidak benar-benar ada 20 tahun yang lalu.

Kebanyakan sistem pencetakan MIS didasarkan pada desain teknis sebelum kebutuhan produksi ini ada. Pekerjaan penaksir semakin sulit setiap saat, karena harus melakukan penyesuaian untuk menghitung operasi yang tidak didukung.

Ada lebih banyak perangkat lunak MIS untuk pencetakan modern (seperti yang saya jual, PrintVis) yang dibangun di atas platform ERP modern. Baik itu Oracle, Microsoft Dynamics 365, Epicor… teknologi ini lebih modern dan fleksibel.

Masalah dengan sistem MIS yang lebih lama ini tidak hanya terjadi pada pencetakan. Kami telah melihat ini di industri papan nama, bengkel kerja, produksi, dll. Teknologi lama yang tidak mengikuti perkembangan zaman.

Sistem MIS yang lebih baru menawarkan cara yang lebih fleksibel untuk menghasilkan kutipan. Seringkali ini dengan seperangkat aturan atau model produk. Dalam sistem PrintVis ini disebut file Model, yang merupakan perkiraan yang dibuat sebelumnya yang hanya memerlukan beberapa informasi untuk diselesaikan.

Template (atau kumpulan aturan atau formulir) sangat membantu semua tawaran. Apakah modelnya sederhana atau kompleks, itu adalah titik awal untuk mempercepat proses estimasi. Studi telah menemukan bahwa pendekatan ini mengurangi waktu yang dihabiskan hingga 75%. Setiap cetakan MIS yang bagus juga harus meningkatkan akurasi, menggunakan harga terbaru dari penjual secara otomatis.

2 – Integrasi pelanggan otomatis

Web2Print ke dunia cetak adalah apa e-commerce untuk manufaktur tradisional. Pada dasarnya, situs web untuk menempatkan pesanan produk, melacak pengiriman, faktur, dll.

Banyak printer kecil berakhir dengan akun perusahaan, dan kebanyakan dari mereka lebih memilih Web2Print daripada meja pesanan.

Anda dapat memiliki Web2Print “berdiri sendiri”, tetapi jika Anda menggabungkan situs web Anda dengan MIS cetak seperti Print Vis, Anda akan memiliki keuntungan besar atas pesaing Anda.

Pelanggan korporat yang memilih antara vendor dengan atau tanpa situs Web2Print akan selalu memilih opsi pertama.

Jika Anda adalah produsen cetak komersial kecil, dan Anda memiliki MIS Cetak yang tepat, ini bisa menjadi nilai tambah yang besar.

Solusi Web2Print memiliki tempat di bisnis kecil, tetapi pembeli yang lebih besar menginginkan tingkat berikutnya: EDI.

EDI adalah teknologi yang sangat canggih yang bertujuan untuk mengirim data antar sistem ERP dengan mengirimkan file bolak-balik melalui jaringan. Tidak banyak sistem pencetakan MIS yang melakukan ini dengan baik. Mencetak lebih rumit daripada sekadar memesan sejumlah barang standar. Anda mungkin perlu mengirimkan salinan kartu nama, mungkin foto, egrang, dan ukuran serta fitur lainnya.

File XML biasanya digunakan untuk jenis transfer file EDI ini yang melibatkan pembuatan cetak. File teks khusus ini dirancang untuk mengirim informasi yang lebih kompleks antar sistem komputer. File XML dapat sangat meningkatkan efisiensi saat dimasukkan langsung ke dalam permintaan.

JDF adalah jenis XML khusus yang digunakan oleh sebagian besar produsen dan vendor perangkat lunak utama di industri percetakan. Ini adalah suatu keharusan untuk setiap MIS yang Anda pilih.

Temukan MIS yang mendukung ketiga teknologi ini: etalase Web2Print; pertukaran data XML dan pertukaran data elektronik; Dan akhirnya JDF – suatu keharusan untuk sistem informasi manajemen tingkat lanjut.

3- Faktur pracetak dikembalikan

Anda ingin memastikan untuk menagih setiap dolar yang mungkin ada di pasar saat ini. Satu area yang saya perjuangkan secara pribadi adalah membuat karyawan melapor ketika kami harus melewatkan hal-hal kecil sesekali. Hal ini berlaku untuk industri percetakan khususnya prepress.

Salah satu hal yang membuat saya terkesan tentang PrintVis adalah dukungan untuk menagih waktu yang dapat ditagih ini. Ini membantu pengguna untuk melacaknya dengan mudah dan sederhana. Ini juga merinci keputusan apakah akan menagihnya dari pengguna. Saya pikir ini adalah kuncinya.

Karyawan kami ingin memberikan layanan terbaik kepada pelanggan, dan mereka sering percaya bahwa melakukan sesuatu “gratis” adalah hal yang sama. Pelanggan lebih bersedia membayar untuk pekerjaan bernilai tambah, dan mendapatkan informasi ini dari MIS Anda adalah kunci untuk memaksimalkan margin Anda.

Kasus khas mengharapkan PDF siap cetak dan memiliki satu set file jpeg setengah terorganisir dengan suntingan dan catatan pada dokumen Word. Kami perlu memastikan bahwa kami mengumpulkan dan kemudian menagih waktu untuk memperbaikinya (atau mengembalikannya kepada pelanggan agar mereka melakukannya).

Jelas kami ingin melacak dan mengontrol waktu pada mesin cetak dan menyelesaikan penghitungan biaya pekerjaan. Memisahkan kesalahan yang dibuat pelanggan sehingga kami dapat menerbitkannya kembali sama pentingnya. Cetak MIS harus memungkinkan memo laporan pekerja pers yang disebabkan oleh berbagai masalah. Potongan kertas yang rusak harus diisi ulang ke penjual. Memo juga harus dikumpulkan dari kesalahan papan karena pelanggan lupa nomor telepon yang benar. Perusahaan berkinerja terbaik melacak setiap penyimpangan dan memastikan mereka mengontrol seluruh proses dengan perangkat lunak seperti PrintVis.

Sangat jelas dalam kutipan kepada klien bahwa biaya pracetak dan kesalahan terkait akan dievaluasi. Pastikan Anda memiliki alur kerja yang baik untuk membangun kontrol sistem. Pelanggan Anda biasanya dengan senang hati membayar layanan tambahan yang sesuai untuk mereka.

Dan pastikan MIS tercetak Anda mendukung semua data yang dikumpulkan ini!

4 – Manajemen dan kontrol inventaris

Berasal dari latar belakang ERP yang lebih “tradisional”, saya selalu kagum dengan betapa buruknya sebagian besar sistem MIS cetak menangani inventaris. Dengan Dynamics 365 Business Central dan sebagian besar sistem ERP utama lainnya, inventaris adalah modul inti. Ini benar-benar tampak seperti renungan di lebih dari beberapa sistem pencetakan MIS.

Ada banyak sekali jenis persediaan yang sangat perlu dikendalikan dalam pembuatan percetakan. Yang paling jelas adalah stok substrat, karena ini biasanya merupakan biaya material terbesar mereka. Printer komersial mengklaim selalu membeli untuk bekerja, tetapi kenyataannya sebagian besar dari mereka berharap dapat melakukan pembelian dalam jumlah besar untuk menghemat uang.

Prinsip lean manufacturing mengajarkan bahwa tidak ada inventaris fisik yang merupakan lingkungan yang ideal, tetapi itu tidak terlalu realistis. Banyak jenis industri seni grafis membutuhkan bahan baku untuk tersedia.

Perusahaan yang melakukan yang terbaik mampu mengelola persediaan dan mengurangi tingkat keseluruhan sambil memaksimalkan produksi. Tipografi yang baik MIS mampu melakukan ini dengan baik.

Di Pusat Bisnis (misalnya), peramalan item dan pembelian massal menurunkan biaya dengan memanfaatkan potongan harga pembelian. Anda juga dapat menghemat biaya transportasi jika Anda mengatur pembelian dengan lebih baik. Kami sering melatih departemen perencanaan tentang pengadaan yang efisien secara ekonomi dan memaksimalkan keuntungan.

MIS tercetak canggih mendukung MRP seperti yang ditemukan di lebih banyak sistem ERP utama. MRP adalah alat yang dirancang untuk mengoptimalkan biaya persediaan.

5 – Bersihkan data dan sistem modern

Produsen seni grafis sangat membutuhkan data yang baik dan akurat dalam sistem mereka untuk mencapai sebagian besar dari 4 rekomendasi pertama. Ketika saya bertemu perusahaan yang mencari sistem ERP/MIS baru, yang biasanya saya lihat adalah banyak tantangan dengan data. Untuk memaksimalkan bisnis kita, kita perlu mengumpulkan informasi yang benar, menganalisisnya, dan memastikan keakuratannya.

Perusahaan yang membiarkan sistem mereka lepas kendali melihat biaya tambahan yang sangat besar (ingat waktu adalah uang). Perusahaan yang menganggap pelestarian data sebagai biaya daripada investasi selalu tertinggal. Perusahaan terbaik mengambil ERP atau mencetak MIS dan mengubahnya menjadi keunggulan kompetitif.

Seringkali sistem yang ketinggalan jaman dan sulit digunakan adalah penyebabnya. Upaya untuk melestarikan data jauh lebih tinggi daripada di sistem modern mana pun. Mampu memperbarui data menggunakan MS Excel dengan cara yang mudah dan efisien adalah cara kerja hampir semua sistem modern. Kemampuan untuk mengekspor, mengoreksi, dan menyinkronkan data sangat penting.

kesimpulan

Anda ingin bisnis Anda menjadi yang terbaik. Jika Anda telah berkecimpung dalam bisnis untuk waktu yang lama, Anda tahu bahwa ini sama sekali tidak mudah. Ini terutama benar jika Anda tidak memiliki alat yang hebat untuk digunakan.

Ketika SIM Anda saat ini, lama, dan ketinggalan zaman menghambat Anda, inilah saatnya untuk mempertimbangkan sesuatu yang baru. Pastikan untuk memilih MIS modern yang dibangun di atas teknologi abad ke-21 dan akan ada untuk waktu yang lama. Jelas saya adalah penggemar PrintVis, tetapi ada sistem MIS terbaik lainnya yang harus Anda perhatikan.

Setelah Anda memilih MIS tercetak yang tepat untuk Anda, Anda juga memerlukan mitra yang hebat untuk membantu Anda menggunakan dan menerapkan MIS.

Jika perusahaan implementasi MIS/ERP tidak mengikuti metode penyematan “cloud-ready” modern; Anda tahu bidang Anda sebaik Anda mengenal diri sendiri; Membawa praktik terbaik ke meja; Ini fleksibel dan siap membantu – Anda perlu mencari di tempat lain.

Konsultan yang Anda pilih harus memahami ini dan rekomendasi lainnya dan dapat membantu Anda mempraktikkannya dengan mudah dan sederhana.

Leave a Reply

Comment
Name*
Mail*
Website*